Impressum

4. Datenschutzhinweise (Stand 03.09.2018)

Datenschutz
Wir Notare bekleiden ein öffentliches Amt. Wir behandeln Ihre persönlichen Daten selbstverständlich vertraulich und informieren Sie darüber, welche personenbezogenen Daten nach der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) von uns verarbeitet werden und welche Rechte Sie bezüglich Ihrer Daten haben.

Verantwortliche der Datenverarbeitung, Datenschutzbeauftragter, Aufsichtsbehörde
Verantwortliche für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten
Notare Eva Ulrike Büttner und Walter Büttner
Carl-Theodor-Straße 1
68723 Schwetzingen
Telefon: 06202 59061-11
Telefax: 06202 59061-99
E-Mail: kanzlei@notare-buettner.de
Umsatzsteueridentifikationsnummer: DE306286360

Gemeinsamer Datenschutzbeauftragter
Markus Sextro
SNS Connect GmbH
Hessen-Homburg-Platz 1
63452 Hanau
Tel.: 06181 618 355 2
E-Mail: datenschutz@snsconnect.de

Zuständige Aufsichtsbehörde
Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit in Baden-Württemberg
Dr. Stefan Brink
Königstrasse 10 a
70173 Stuttgart
Telefon: 0711 615541-0
Telefax: 0711 615541-15
E-Mail: poststelle@lfdi.bwl.de

Zweck der Datenverarbeitung
In Ausübung unseres Notaramtes verarbeiten wir zwecks Erledigung Ihres Anliegens und zur Erfüllung der uns obliegenden gesetzlichen Pflichten personenbezogene Daten, auch um zwingende Antragspflichten und gesetzlichen Anzeige- und Mitteilungspflichten gegenüber Behörden zu erledigen.

Personenbezogene Daten und Rechtsgrundlagen
Von uns verarbeitete personenbezogene Daten sind solche, die auf Sie beziehbar sind, z.B.:

• Name, Vorname, Geburtsname, Geburtsdatum, Geburtsort, Alter, Geschlecht, Familienstand, Wohnanschrift, Postanschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Faxnummer usw.;
• Kennnummern wie die Ihres Personalausweises, Reisepasses, Führerscheins, Steueridentifikationsnummer, Kfz-Kennzeichen usw.;
• Daten Ihrer Bankverbindung und über Kredite usw.;
• Daten über Ihre Vermögenswerte, z.B. Immobilien oder Gesellschaftsbeteiligungen, Versicherungen, Einkommen, Renteninformationen, bewegliches Vermögen usw.;

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit e) DSGVO und Art. 6 lit a–d, f DSGVO. Für bestimmte notarielle Verfahren können Angaben zu Behinderungen, schweren Krankheiten, sexueller Orientierung zu verarbeiten sein, Art. 9 Abs. 2 lit g) DSGVO i.V.m. §§ 11, 17, 22 ff., 28 BeurkG.
Zur Abwicklung Ihrer grundbuch- oder registerrechtlichen Anliegen sowie zur Gestaltung von letztwilligen Verfügungen, familienrechtlichen Verträgen oder sonstigen Urkunden erheben wir bei öffentlich zugängigen Quellen personenbezogene Daten, z.B. zu Grundstücken oder zur Gesellschaft oder zu einer Vereinigung (Registerdaten) sowie aus dem Zentralen Testamentsregister. Daten von Kreditinstituten oder privaten Gläubigern (z.B. bei Ablösungsvorgängen) werden erhoben, allerdings nur nach vorausgehendem Auftrag oder zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen.

Wer erhält Ihre Daten?
Dritten übermitteln wir Ihre personenbezogenen Daten, wenn das Gesetz dies gestattet und wenn es erforderlich ist oder Sie eingewilligt haben.
Zugriff auf Daten haben unsere zur Verschwiegenheit verpflichteten Notariatsmitarbeiter und von uns beauftragte Dienstleister. So können wir unsere gesetzlichen und vertraglichen Verpflichtungen erfüllen. Sind am notariellen Verfahren Steuerberater, Rechtsanwälte, oder sonstige Berater für Beteiligte tätig, erhalten diese Ihre und die Daten Ihres Vertragspartners.
Behörden, denen wir gesetzlich Mitteilung machen müssen, erhalten diese Daten auch, z.B. das Grunderwerbsteuer-Finanzamt beim Kauf- oder Verkauf einer Immobilie. Gerichte oder Register erhalten Ihre Daten, wenn wir zum Vollzug der Urkunde eine Eintragung, Anzeige oder Registrierung erledigen müssen. Von uns bestimmte Dienstleister, beauftragt als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO (z.B. der Notariatssoftwareanbieter und die Buchhaltung beim Steuerberater) dürfen auf Ihre Daten zugreifen. Diese Dienstleister sind nach § 26a BNotO von uns vertraglich zur Verschwiegenheit verpflichtet worden oder unterliegen selbst berufsrechtlich der Verschwiegenheit.

Speicherung Ihrer Daten, Ihre Rechte
Ihre gespeicherten Daten werden aufbewahrt, wie die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen es erfordern. Die Fristen richten sich z.B. nach der Dienstordnung für Notare (DONot), dem Beurkundungsgesetz, der Bundesnotarordnung und nach der Abgabenordnung (AO). Buchungsbelege werden für 10 Jahre ab Versand der Korrespondenz und Erfassung in der Buchhaltung aufbewahrt, § 257 HGB, § 147 AO. Ein Vermerk über eine letztwillige Verfügung von Todes wegen wird 100 Jahre aufbewahrt, § 20 Abs. 1 DONot. Dritte haben im Hinblick auf ihre gespeicherten Daten die gleichen nachstehende Rechte, soweit ihnen § 17 BeurkG nicht entgegensteht.

Sie haben Rechte auf:

• Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung unrichtiger Sie betreffender personenbezogener Daten (Art. 16 DSGVO),
• Löschung personenbezogener Daten (Art. 17 DSGVO),
• Einschränkung der Verarbeitung personenbezogener Daten (Art. 18 DSGVO),
• Widerspruch gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten (Art. 21 DSGVO).

Diese Rechte haben Sie, wenn nicht die notarielle Verschwiegenheitspflicht (§ 18 BNotO) oder andere gesetzliche Regelungen entgegenstehen. Ihre Daten werden unter Beachtung der gesetzlichen Vorschriften verarbeitet. Im Ausnahmefall benötigen wir Ihre Einwilligung, die Sie für künftige Verarbeitungen Ihrer Daten widerrufen können.
Sie können sich mit einer Beschwerde an unseren Datenschutzbeauftragten und an die zuständige Aufsichtsbehörde für Datenschutz wenden.
Haben Sie noch Fragen? Unser Datenschutzbeauftragter steht Ihnen gern zur Verfügung.

Ihre Notare
Eva Ulrike Büttner und Walter Büttner

Einwilligung zur Verarbeitung von E-Mails
Mit dem Versenden der Entwürfe, Urkunden und Mitteilungen durch E-Mails und der damit verbundenen Datenverarbeitung sind und waren wir einverstanden. Diese Einwilligung ist auch ohne Unterschrift gültig. Bitte berücksichtigen Sie, dass selbst mit der verschlüsselten Übersendung Restrisiken im Hinblick auf die Vertraulichkeit und Integrität der Daten verbunden sind. Ist dieser Weg künftig nicht mehr gewünscht, genügt eine einfache schriftliche Mitteilung an die Mail-Adresse kanzlei@notare-buettner.de.

Sicherheit und Vertraulichkeit – ohne Wenn und Aber
Im täglichen Austausch von sensiblen und vertraulichen Daten und Dokumenten sind leider immer noch markante Sicherheitslücken vorhanden. Beispielsweise beim unverschlüsselten Versand per E-Mail oder über das Internet via Plattformen wie WeTransfer oder Dropbox.

Nicht bei uns! Denn Sicherheit und Vertraulichkeit sind für uns die Grundlage unserer Geschäftstätigkeit und damit selbstverständlich. Deshalb versenden wir im Sinne einer maximal sicheren Mandantenkommunikation Ihre Dokumente grundsätzlich per E-Mail mit verschlüsseltem Anhang. Dazu nutzen wir FTAPI.

Was ist FTAPI?
Die FTAPI Software GmbH (File Transfer Application Platform for Integration) ist ein deutsches Unternehmen mit Sitz in München, das Lösungen zum geschäftlichen Datentransfer sowie zur Datenspeicherung entwickelt und vertreibt. Eine Vielzahl von Unternehmen, Behörden und Betreiber kritischer Infrastrukturen vertrauen auf FTAPI.
Bei Interesse informieren Sie sich gerne: www.ftapi.com

Wie funktioniert eine FTAPI-Zustellung?
1. Wir versenden Ihre Dokumente als E-Mail-Anhang. Sicher verschlüsselt. Mit einer Gültigkeitsdauer von 20 Tagen. Bitte beachten Sie: die Dokumente werden nach Ablauf der Gültigkeitsdauer von unserem FTAPI-Server gelöscht und können danach nicht mehr heruntergeladen werden.

2. Als externer Empfänger müssen Sie für diesen Kommunikationsweg kein eigenes Programm installieren. Die Benachrichtigung über den Datenversand erfolgt an Ihre angegebene E-Mail-Adresse. Von FTAPI wird der E-Mail-Anhang nun durch einen Download-Link ersetzt und auf unserem FTAPI-Server gesichert. Vom FTAPI-Server aus können Sie Ihre Dokumente dann sicher und geschützt abholen.