Datenschutz

Mit den folgenden Hinweisen informieren wir Sie zunächst über die Verarbeitung personenbezogener Daten beim Besuch dieser Website. Im Anschluss finden Sie die Informationen zum Datenschutz bei unserer notariellen Amtstätigkeit.

Datenschutz auf dieser Website

Verantwortliche Stelle

Die verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

Notare Büttner eGbR
Carl-Theodor-Straße 1
68723 Schwetzingen
Telefon: +49 6202 59061-11
E-Mail: buero@notare-buettner.de

Die verantwortliche Stelle entscheidet allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten (z. B. Namen, Kontaktdaten o. Ä.). Die Kontaktdaten unseres gemeinsamen Datenschutzbeauftragten finden Sie unten im Abschnitt „Informationen zum Datenschutz im Notariat“.

Hosting

Diese Website wird extern gehostet. Hoster ist die Potsdam Legal Tech GmbH, Herderstr. 1, 14482 Potsdam. Die Website wird auf Servern der STACKIT GmbH & Co. KG, Stiftsbergstraße 1, 74172 Neckarsulm, in Rechenzentren in Deutschland betrieben.

Die personenbezogenen Daten, die auf dieser Website erfasst werden, werden auf den Servern des Hosters gespeichert. Hierbei kann es sich vor allem um IP-Adressen, Kontaktanfragen, Meta- und Kommunikationsdaten, Namen, Websitezugriffe und sonstige Daten handeln, die über eine Website generiert werden. Das Hosting erfolgt im Interesse einer sicheren, schnellen und effizienten Bereitstellung unseres Online-Angebots durch einen professionellen Anbieter (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Unser Hoster verarbeitet Ihre Daten nur insoweit, wie dies zur Erfüllung seiner Leistungspflichten erforderlich ist, und befolgt unsere Weisungen in Bezug auf diese Daten. Wir haben mit ihm einen Vertrag über Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO) geschlossen, der gewährleistet, dass er die personenbezogenen Daten unserer Websitebesucher nur nach unseren Weisungen und unter Einhaltung der DSGVO verarbeitet.

Server-Logfiles

Beim Aufruf dieser Website werden technisch bedingt Informationen verarbeitet, die Ihr Browser automatisch übermittelt, insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit der Anfrage, aufgerufene Seite sowie verwendeter Browser und Betriebssystem. Diese Daten sind erforderlich, um die Website auszuliefern und ihre Sicherheit und Stabilität zu gewährleisten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Cookies und Einwilligung

Diese Website verwendet technisch notwendige Cookies, zum Beispiel um Ihre Entscheidung zu Cookies und externen Inhalten zu speichern. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Zur Verwaltung Ihrer Einwilligungen setzen wir das WordPress-Plugin Real Cookie Banner ein. Soweit Sie in die Speicherung von Cookies oder den Zugriff auf Informationen in Ihrem Endgerät einwilligen, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über die Cookie-Einstellungen widerrufen oder ändern.

Kontaktformular

Wenn Sie uns über das Kontaktformular eine Nachricht senden, werden Ihre Angaben inklusive der von Ihnen angegebenen Kontaktdaten per E-Mail an unsere Kanzlei übermittelt und zwecks Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen bei uns gespeichert. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter.

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage mit der Erfüllung eines Vertrags zusammenhängt oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. In allen übrigen Fällen beruht die Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse an der effektiven Bearbeitung der an uns gerichteten Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) oder auf Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), sofern diese abgefragt wurde; die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar.

Die von Ihnen im Kontaktformular eingegebenen Daten verbleiben bei uns, bis Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt (z. B. nach abgeschlossener Bearbeitung Ihrer Anfrage). Zwingende gesetzliche Bestimmungen, insbesondere Aufbewahrungsfristen, bleiben unberührt.

Anfrage per E-Mail, Telefon oder Telefax

Wenn Sie uns per E-Mail, Telefon oder Telefax kontaktieren, wird Ihre Anfrage inklusive aller daraus hervorgehenden personenbezogenen Daten (Name, Anfrage) zum Zwecke der Bearbeitung Ihres Anliegens bei uns gespeichert und verarbeitet. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter. Für Rechtsgrundlagen und Speicherdauer gelten die Hinweise zum Kontaktformular entsprechend.

Google Maps

Auf der Kontaktseite können Sie Karten des Dienstes Google Maps anzeigen. Anbieter ist die Google Ireland Limited („Google“), Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Die Karte wird erst geladen, wenn Sie dies durch Klick ausdrücklich wünschen. Erst dann stellt Ihr Browser eine Verbindung zu Servern von Google her; dabei ist es notwendig, Ihre IP-Adresse zu übertragen. Diese Informationen werden in der Regel an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert. Wenn Google Maps aktiviert ist, kann Google zur einheitlichen Darstellung der Schriftarten Google Fonts verwenden.

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG). Die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar. Die Datenübertragung in die USA wird auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission gestützt. Details finden Sie hier: privacy.google.com/businesses/gdprcontrollerterms und privacy.google.com/businesses/gdprcontrollerterms/sccs.

Google verfügt über eine Zertifizierung nach dem „EU-US Data Privacy Framework“ (DPF). Weitere Informationen erhalten Sie unter dataprivacyframework.gov/participant/5780. Mehr Informationen zum Umgang mit Nutzerdaten finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google: policies.google.com/privacy.

YouTube-Videos

Auf einigen Seiten binden wir Videos der Plattform YouTube ein. Anbieter ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Wir nutzen den erweiterten Datenschutzmodus (youtube-nocookie.com). Das Video wird erst geladen, wenn Sie es durch Klick ausdrücklich starten. Erst dann stellt Ihr Browser eine Verbindung zu Servern von YouTube her; dabei wird insbesondere Ihre IP-Adresse übertragen. Diese Informationen können an Server von Google in den USA übertragen werden.

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG). Die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar. Für die Datenübertragung in die USA gelten die Hinweise zu Google Maps entsprechend. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google: policies.google.com/privacy.

NOTARIUS-Mandantenportal

Auf unserer Website ist das Mandantenportal der Software NOTARIUS (app.notarius.legal) eingebunden, über das Sie uns Ihre Angaben per Online-Formular übermitteln können. Das Mandantenportal wird in unserem Auftrag von der Potsdam Legal Tech GmbH, Herderstr. 1, 14482 Potsdam, betrieben (Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO). Nutzen Sie das Mandantenportal, werden Ihre Angaben inklusive der von Ihnen angegebenen Kontaktdaten zwecks Bearbeitung Ihres Anliegens und für den Fall von Anschlussfragen auf Servern in Deutschland gespeichert und uns zur Bearbeitung bereitgestellt. Die Datenübertragung erfolgt verschlüsselt über eine Transportverschlüsselung (SSL/TLS).

Die Speicherung dient allein zu Zwecken der Bearbeitung oder der Kontaktaufnahme zur betroffenen Person. Eine Weitergabe der Daten an weitere Dritte findet nicht statt. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage mit der Erfüllung eines Vertrags zusammenhängt oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. In allen übrigen Fällen beruht die Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse an der effektiven Bearbeitung der an uns gerichteten Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) oder auf Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), sofern diese abgefragt wurde.

Die von Ihnen im Online-Formular eingegebenen Daten verbleiben bei uns, bis Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt (z. B. nach abgeschlossener Bearbeitung Ihrer Anfrage). Zwingende gesetzliche Bestimmungen, insbesondere Aufbewahrungsfristen, bleiben unberührt.

SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung

Diese Seite nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte, wie zum Beispiel Anfragen, die Sie an uns als Seitenbetreiber senden, eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers mit „https://“ beginnt, und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile. Wenn die SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung aktiviert ist, können die Daten, die Sie an uns übermitteln, nicht von Dritten mitgelesen werden.

Informationen zum Datenschutz im Notariat

Stand: 01.06.2023

Wer ist verantwortlich, an wen können Sie sich wenden?

Verantwortliche für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sind wir, Notarin Eva Ulrike Büttner und Notar Walter Büttner. Jeder der vorgenannten Notare ist für den von ihm jeweils zu verantwortenden Bereich alleiniger Verantwortlicher im Sinne der datenschutzrechtlichen Vorschriften. Sie können sich für alle Datenschutzanfragen an den jeweils verantwortlichen Notar oder an unseren Datenschutzbeauftragten wenden, und zwar wie folgt:

Verantwortliche
Notarin Eva Ulrike Büttner
Notar Walter Büttner
Anschrift: Carl-Theodor-Straße 1, 68723 Schwetzingen
Telefon: 06202 59061-11
E-Mail: buero@notare-buettner.de

Gemeinsamer Datenschutzbeauftragter
SNS Connect GmbH
Herr Markus Sextro
Anschrift: Robert-Bosch-Straße 16, 64293 Darmstadt
Telefon: 06151 3528838
E-Mail: dsb@notare-buettner.de

Welche Daten verarbeiten wir und woher kommen die Daten?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir von Ihnen selbst oder von Ihnen beauftragten Dritten (z. B. Rechtsanwalt, Steuerberater, Makler, Kreditinstitut) erhalten, wie z. B.

• Daten zur Person, z. B. Vor- und Zuname, Geburtsdatum und Geburtsort, Staatsangehörigkeit, Familienstand; im Einzelfall Ihre Geburtenregisternummer;
• Daten zur Kontaktaufnahme, wie z. B. postalische Anschrift, Telefon- und Faxnummern, E-Mail-Adresse;
• bei Grundstücksverträgen Ihre steuerliche Identifikationsnummer;
• in bestimmten Fällen, z. B. bei Eheverträgen, Testamenten, Erbverträgen oder Adoptionen, auch Daten zu Ihrer familiären Situation und zu Ihren Vermögenswerten sowie ggf. Angaben zu Ihrer Gesundheit oder andere sensible Daten, z. B. weil diese zur Dokumentation Ihrer Geschäftsfähigkeit dienen;
• in bestimmten Fällen auch Daten aus Ihren Rechtsbeziehungen mit Dritten wie z. B. Aktenzeichen oder Darlehens- oder Kontonummern bei Kreditinstituten.

Außerdem verarbeiten wir Daten aus öffentlichen Registern, z. B. Grundbuch-, Handels- und Vereinsregistern.

Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage werden die Daten verarbeitet?

Als Notare sind wir Träger eines öffentlichen Amtes. Unsere Amtstätigkeit erfolgt in Wahrnehmung einer Aufgabe, die im Interesse der Allgemeinheit an einer geordneten vorsorgenden Rechtspflege und damit im öffentlichen Interesse liegt, und in Ausübung öffentlicher Gewalt (Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe e der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO)).

Ihre Daten werden ausschließlich verarbeitet, um die von Ihnen und ggf. weiteren an einem Geschäft beteiligten Personen begehrte notarielle Tätigkeit entsprechend unseren Amtspflichten durchzuführen, also etwa zur Erstellung von Urkundsentwürfen, zur Beurkundung und dem Vollzug von Urkundsgeschäften oder zur Durchführung von Beratungen. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt daher immer nur aufgrund der für uns geltenden berufs- und verfahrensrechtlichen Bestimmungen, die sich im Wesentlichen aus der Bundesnotarordnung und dem Beurkundungsgesetz ergeben. Aus diesen Bestimmungen ergibt sich für uns zugleich auch die rechtliche Verpflichtung zur Verarbeitung der erforderlichen Daten (Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe c DS-GVO). Eine Nichtbereitstellung der von uns bei Ihnen angeforderten Daten würde daher dazu führen, dass wir die (weitere) Durchführung des Amtsgeschäfts ablehnen müssten.

An wen geben wir Daten weiter?

Als Notare unterliegen wir einer gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht. Diese Verschwiegenheitspflicht gilt auch für alle unsere Mitarbeiter und sonst von uns Beauftragten. Wir dürfen Ihre Daten daher nur weitergeben, wenn und soweit wir dazu im Einzelfall verpflichtet sind, z. B. aufgrund von Mitteilungspflichten gegenüber der Finanzverwaltung, oder an öffentliche Register wie Grundbuchamt, Handels- oder Vereinsregister, Zentrales Testamentsregister, Vorsorgeregister, Gerichte wie Nachlass-, Betreuungs- oder Familiengericht oder Behörden. Im Rahmen der Standes- und Dienstaufsicht sind wir unter Umständen auch zur Erteilung von Auskünften an die Notarkammer oder unsere Dienstaufsichtsbehörde verpflichtet, die wiederum einer amtlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen. Als Auftragsverarbeiter sind mögliche Datenempfänger unser externer IT-Systembetreuer, Notarsoftware-Anbieter, Webhoster und die NotarNet GmbH.

Ansonsten werden Ihre Daten nur weitergegeben, wenn wir hierzu aufgrund von Ihnen abgegebener Erklärungen verpflichtet sind oder Sie die Weitergabe beantragt haben.

Werden Daten an Drittländer übermittelt?

Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in Drittländer erfolgt nur auf besonderen Antrag von Ihnen oder wenn und soweit ein Urkundsbeteiligter in einem Drittland ansässig ist.

Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen unserer gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Nach § 50 Abs. 1 der Verordnung über die Führung notarieller Akten und Verzeichnisse (NotAktVV) gelten für die Aufbewahrung von notariellen Unterlagen folgende Aufbewahrungsfristen:

• Urkundenverzeichnis, elektronische Urkundensammlung, Erbvertragssammlung und Sondersammlung: 100 Jahre,
• papiergebundene Urkundensammlung, Verwahrungsverzeichnis und Generalakten: 30 Jahre,
• Sammelakte für Wechsel- und Scheckproteste und Nebenakten: 7 Jahre; der Notar kann spätestens bei der letzten inhaltlichen Bearbeitung der Nebenakte schriftlich eine längere Aufbewahrungsfrist bestimmen, z. B. bei Verfügungen von Todes wegen oder im Falle der Regressgefahr; die Bestimmung kann auch generell für einzelne Arten von Rechtsgeschäften wie z. B. für Verfügungen von Todes wegen getroffen werden.

Nach Ablauf der Speicherfristen werden Ihre Daten gelöscht bzw. die Papierunterlagen vernichtet, sofern wir nicht nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe c DS-GVO aufgrund von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (aus Handelsgesetzbuch, Strafgesetzbuch, Geldwäschegesetz oder der Abgabenordnung) sowie berufsrechtlicher Vorschriften zum Zweck der Kollisionsprüfung zu einer längeren Speicherung verpflichtet sind.

Welche Rechte haben Sie?

Sie haben das Recht,

• Auskunft darüber zu verlangen, ob wir personenbezogene Daten über Sie verarbeiten, wenn ja, zu welchen Zwecken wir die Daten und welche Kategorien von personenbezogenen Daten verarbeiten, an wen die Daten ggf. weitergeleitet wurden, wie lange die Daten ggf. gespeichert werden sollen und welche Rechte Ihnen zustehen (Art. 15 DS-GVO);
• unzutreffende, Sie betreffende personenbezogene Daten, die bei uns gespeichert werden, berichtigen zu lassen. Ebenso haben Sie das Recht, einen bei uns gespeicherten unvollständigen Datensatz von uns ergänzen zu lassen (Art. 16 DS-GVO);
• Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu verlangen, sofern ein gesetzlich vorgesehener Grund zur Löschung vorliegt (vgl. Art. 17 DS-GVO) und die Verarbeitung Ihrer Daten nicht zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung oder aus anderen vorrangigen Gründen im Sinne der DS-GVO geboten ist;
• von uns zu verlangen, dass wir Ihre Daten nur noch eingeschränkt, z. B. zur Geltendmachung von Rechtsansprüchen oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses, verarbeiten, während wir beispielsweise Ihren Anspruch auf Berichtigung oder Widerspruch prüfen, oder ggf. wenn wir Ihren Löschungsanspruch ablehnen (vgl. Art. 18 DS-GVO);
• der Verarbeitung zu widersprechen, sofern diese erforderlich ist, damit wir unsere im öffentlichen Interesse liegenden Aufgaben wahrnehmen oder unser öffentliches Amt ausüben können, wenn Gründe für den Widerspruch vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben (Art. 21 DS-GVO);
• sich mit einer datenschutzrechtlichen Beschwerde an die Aufsichtsbehörden zu wenden. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Hausanschrift: Heilbronner Straße 35, 70191 Stuttgart, Postanschrift: Postfach 10 29 32, 70025 Stuttgart, Telefon: 0711 615541-0, E-Mail: poststelle@lfdi.bwl.de. Die Beschwerde kann unabhängig von der Zuständigkeit bei jeder Aufsichtsbehörde erhoben werden.

Haben Sie noch Fragen? Unser Datenschutzbeauftragter steht Ihnen gern zur Verfügung.

Ihre Notare
Eva Ulrike Büttner und Walter Büttner, MBA (USQ)

Einwilligung zur Verarbeitung von E-Mails

Mit dem Versenden der Entwürfe, Urkunden und Mitteilungen durch E-Mails und der damit verbundenen Datenverarbeitung sind und waren wir einverstanden. Diese Einwilligung ist auch ohne Unterschrift gültig. Bitte berücksichtigen Sie, dass selbst mit der verschlüsselten Übersendung Restrisiken im Hinblick auf die Vertraulichkeit und Integrität der Daten verbunden sind. Ist dieser Weg künftig nicht mehr gewünscht, genügt eine einfache schriftliche Mitteilung an die E-Mail-Adresse buero@notare-buettner.de.

Sicherheit und Vertraulichkeit: ohne Wenn und Aber!

Im täglichen Austausch von sensiblen und vertraulichen Daten und Dokumenten sind leider immer noch markante Sicherheitslücken vorhanden, beispielsweise beim unverschlüsselten Versand per E-Mail oder über das Internet via Plattformen wie WeTransfer oder Dropbox.

Nicht bei uns! Denn Sicherheit und Vertraulichkeit sind für uns die Grundlage unserer Geschäftstätigkeit und damit selbstverständlich. Deshalb versenden wir im Sinne einer maximal sicheren Mandantenkommunikation Ihre Dokumente grundsätzlich per E-Mail mit verschlüsseltem Anhang. Dazu nutzen wir FTAPI.

Was ist FTAPI?

Die FTAPI Software GmbH (File Transfer Application Platform for Integration) ist ein deutsches Unternehmen mit Sitz in München, das Lösungen zum geschäftlichen Datentransfer sowie zur Datenspeicherung entwickelt und vertreibt. Eine Vielzahl von Unternehmen, Behörden und Betreibern kritischer Infrastrukturen vertraut auf FTAPI. Bei Interesse informieren Sie sich gerne unter www.ftapi.com.

Wie funktioniert eine FTAPI-Zustellung?

1. Wir versenden Ihre Dokumente als E-Mail-Anhang. Sicher verschlüsselt. Mit einer Gültigkeitsdauer von 20 Tagen. Bitte beachten Sie: Die Dokumente werden nach Ablauf der Gültigkeitsdauer von unserem FTAPI-Server gelöscht und können danach nicht mehr heruntergeladen werden.
2. Als externer Empfänger müssen Sie für diesen Kommunikationsweg kein eigenes Programm installieren. Die Benachrichtigung über den Datenversand erfolgt an Ihre angegebene E-Mail-Adresse. Von FTAPI wird der E-Mail-Anhang durch einen Download-Link ersetzt und auf unserem FTAPI-Server gesichert. Vom FTAPI-Server aus können Sie Ihre Dokumente dann sicher und geschützt abholen.

Dokumente an uns übermitteln Sie sicher über unsere Submitbox.